Аренда конференц-зала
Вы решили провести свою конференцию и собрать участников в офлайне? Справитесь самостоятельно или понадобится команда? Это зависит от того, что вы задумали. В любом случае, поздравляем, вам предстоит большая работа, и прежде всего, вам необходимо найти правильный конференц-зал. Это может как решить часть ваших проблем, так и значительно прибавить вам работы. Рассказываем подробно.
Что важно для контента конференции
Аренда готового конференц-зала это отличный выбор для проведения семинаров, тренингов, конференций или деловых встреч. Такие залы обычно оснащены системами мультимедийного оборудования. Они подороже стоят, но зато вам не придется самостоятельно искать по городу оборудование.
Вот что может вам понадобиться.
- Система визуализации.
В нее входят: проектор, ТВ панели, электронные, интерактивные, маркерные доски. Практика показывает, что больше всего времени в начале мероприятия уходит на то, чтобы открыть свой контент (видео, аудио, презентации) на оборудовании площадки. Особенно, если спикеров несколько и все пришли со своим видео контентом. Самое надежное - прийти со своим ноутбуком и транслировать все с него (заранее собрав на него весь мультимедийный материал от спикеров), но тогда проверьте наличие на площадке нужных проводов (или вайфая). Второй относительно надежный способ - залить все материалы в облако и открыть их на компьютере площадки. Не будет вопроса с проводами, но надо будет вспомнить пароли к своему Яндекс диску или что там у вас.
- Система озвучивания.
Для комфортной работы со звуком нужен пульт с достаточным количеством каналов. Подумайте о том, сколько каналов вам потребуется? Сколько людей будут выступать с микрофоном одновременно на сцене? Сколько микрофонов потребуется для задавания вопросов и дискуссий. Будете ли вы заводить музыку с ноутбука, телефона под это тоже потребуются каналы.
Важный совет по расположению. Люди, которые будут использовать микрофоны, не должны располагаться в ближней зоне работы колонок.
- Видео трансляция
С помощью видео трансляции вы можете значительно расширить свою аудиторию. популярные площадки для видео трансляций: Youtube, Telegram, VK. Мы рекомендуем качественно вести трансляцию на одной площадке. При этом принимать вопросы и вообще обратную связь вы можете в нескольких каналах сразу. Это поможет и в случае, если с каналом видеотрансляции что-то пойдет не так. Хорошая трансляция - это, прежде всего, качественный звук. Мы рекомендуем использовать персональные микрофоны для всех выступающих и передавать этот звук через отдельный канал.
- Видеоконференцсвязь.
Она потребуется, если часть участников события находятся не на площадке, но им тоже нужно дать возможность активно участвовать, а не просто писать вопросы в чат. Вам нужно сделать так, чтобы люди могли видеть и слышать друг друга. Для этого подойдет, например, приложение Zoom. Сейчас нет необходимости искать видеокамеру и подключать ее к интернету. Это слишком сложно. Лучшее устройство для видео связи - это смартфон. Однако, стоит продумать схему работы с картинкой и звуком. Эта схема может оказаться не такой простой, если вы, к примеру, хотите, чтобы в Zoom звук с “той стороны видеомоста” транслировался на колонки в вашем зале, при этом все участники в вашем зале могли бы задавать вопросы, которые слышали бы все. То же касается и картинки. По нашему опыту, вы, скорее всего, не сможете провести качественную трансляцию в одиночку, вам потребуется 1 или 2 помощника, которые будут следить за камерой и звуком. Подробно варианты подключения картинки и звука к Zoom мы рассмотрим в отдельной статье.
- Система видеозаписи.
Более надежный способ расширить аудиторию, чем видеотрансляция. Он не зависит от стабильности вашего интернет-соединения.
- Система управления освещением и вентиляцией.
Будет здорово заранее выяснить, как сделать “потеплее” или проветрить помещение, где выключается и включается общий свет, как дать больше света на сцену.
Что важно для гостей и участников
Не забывайте, что к вам приходят не просто слушатели. Это живые люди, которым нужно где-то разместить верхнюю одежду, пить чай/кофе и ходить в туалет. Еще они дышат. Им нужен свежий воздух и пространство, чтобы сидеть, стоять, разместить свои вещи.
Некоторые залы могут обеспечить вас и ваших слушателей кофе-брейком и обедом. Это также здорово, как и предустановленное оборудование. Чем больше площадка сделает за вас, тем больше времени и сил у вас останется на саму конференцию.
А еще ваши гости будут добираться до площадки. Об этом важно подумать. При выборе стоит учитывать доступность и расположение конференц-зала. Если зал находится в центре города, то это удобно для гостей, которые приезжают со всех уголков страны. Если же зал расположен в загородной местности, то это может быть прекрасным вариантом для отдыха и спокойной атмосферы для проведения мероприятия. Если мероприятие предназначено для компании, то лучше выбрать зал, расположенный в офисе или близко к нему. Если же мероприятие предназначено для клиентов или других компаний, то лучше выбрать зал, расположенный в центре города или в близлежащем отеле. Важно также учитывать доступность для общественного транспорта и наличие близлежащих гостиниц для участников, которые приедут из другого города.
Как рассчитать вместительность зала
Важно проверить вместимость зала и его расположение, чтобы убедиться, что он будет подходящим для вашего мероприятия. Необходимо учитывать количество участников, так как некоторые залы могут быть маленькими и не вмещать всех приглашенных, другие же могут быть слишком большими и не создавать должную атмосферу. Вместительность конференц-зала выбирается в зависимости от количества мест для сидения. На сайте или в разговоре с администратором уточните, какая общая площадь зала вместе с welcome-зоной. На человека в сидячем положении необходимо 2 квадратных метра. Для безопасности мероприятия и личного спокойствия предусматривайте до 10-15 свободных мест в зале. Делайте ставку на залы, в которых есть отдельная зона кафе для кейтеринга и мобильной мебелью.
При выборе зала необходимо проверить, есть ли в зале все необходимое оборудование, мебель, гардероб, сан. узлы. Если ваше мероприятие требует каких-то специальных условий, например, доступа к интернету или особых технологий, то необходимо уточнить у администратора, смогут ли они организовать данные условия.
Важно обдумать все эти факторы до заключения договора об аренде конференц-зала, чтобы ваше мероприятие прошло без каких-либо затруднений и неприятностей.
Время аренды
При заключении договора об аренде конференц-зала необходимо также уточнить время доступа к залу для подготовки и оформления, а также время выезда после мероприятия. Вам потребуются технические часы до и после времени конференции. Они необходимы для настройки всего оборудования вначале мероприятия и выключения после. Для помощи при рассадке слушателей по местам. По завершению мероприятия в технические часы слушатели смогут без суеты и очередей покинут помещение. Важно обсудить условия отмены мероприятия или внесения изменений в договор аренды.
Стоимость
Учитывайте свой бюджет. Арендная ставка за конференц-зал может варьироваться в зависимости от размера, оборудования и расположения. Некоторые конференц-центры имеют специальные скидки для постоянных клиентов или при бронировании зала на длительный период времени.
Стоимость аренды конференц-зала в Москве и Санкт-Петербурге начинается от 1000 до 15 000 рублей за день.
Наконец, при планировании мероприятия в конференц-зале необходимо связаться с менеджером зала и обсудить с ним все детали мероприятия, включая оборудование.