Синхронизация календаря Google и календаря помещения SpeedRent

Если вы активно пользуетесь календарем Google для организации времени в своем помещении, вы можете установить синхронизацию со страницей своего зала на бирже SpeedRent.

Синхронизация позволяет бирже SpeedRent получать из календаря Google всю информацию о занятости вашего помещения. Кроме того, ваш календарь Google будет знать о времени, забронированном через биржу SpeedRent.

Работая с календарем Google, вы сможете видеть и обновлять всю информацию о занятости своего помещения в одном месте и быть уверенными что все клиенты получат помещения в нужное время.

Как подключить

У вас должен быть отдельный календарь на каждое помещение, представленное на бирже SpeedRent.

У вас может быть сложная структура помещений. К примеру, фотостудия с несколькими съемочными павильонами. В этом случае следует завести отдельный календарь на каждый павильон. И каждый календарь связать с отдельной страницей павильона на бирже SpeedRent.

Синхронизируемый календарь не может быть "кадендарем по умолчанию" в вашем экаунте Google.

Выберите нужный календарь и перейдите в "открытие общего доступа к этому календарю" (см. картинку):

 

Откройте доступ к этому календарю для пользователя calendarspeedrent@gmail.com с правами "вносить изменения" (см. каритнку:

 

Сохраните изменения.

Откройте "настройки календаря" (см. картинку):

 

Проверьте часовой пояс вашего календаря. Он должен соответствовать часовому поясу того города, где находится ваше помещение. Внимание! В настройках календарей Гугл вы можете установить часовой пояс в двух местах:

1. В настройках конкретного календаря.

2. В настройках просмотра всех календарей. 

Для того, чтобы везде видеть локальное время площакди, его необходимо установить и в п. 1, и в п. 2.

Если ваша площадка находится в Екатеринбурге, и в настройках п. 1 стоит "Екатеринбург (GMT +5)", а в настройках п. 2 стоит "Москва (GMT +3)", то забронированное время будет отображаться в календарях гугл по Московскому времени (например, с 17 до 19 часов), а в календаре SpeedRent  - по локальному времени Екатеринбурга (с 19 до 21 часа).

 

Скопируйте в буфер обмена (cntrl+C) идентификатор вашего календаря (см. картинку выше). Нажмите на кнопку "сохранить".

Перейдите на сайт SpeedRent на страницу управления вашим залом. Добавьте идентификатор сюда:

 

Нажмите на кнопкку "включить". Если вы увидите рядом кнопку "синхронизировать" - значит, подключение завершено. С этого момента управление календарем на сайт SpeedRent будет отключено - все изменения необходимо делать в календаре Google. Функция "Рабочее время" будет рабоать. Вы по-прежнему сможете менять свои рабочие часы.

Как работает

При нажатии кнопки "синхронизировать" произойдет импорт расписания из календаря Google на ближайшие 3 месяца вперед. Если в календаре Google создано событие, то время этого события импортируется как занятое. В дальнейшем, если вы удалите событие из календаря Google, то время в нашем календаре освободится. Если у вас в зале установлено рабочее время, то импортируются только рабочие часы.

Когда клиент создает заказ на бирже SpeedRent, то время, указанное в заказе, будет обозначено как недоступное в каленадаре SpeedRent, а в календаре Google будет создано новое событие. В названии события будет указан номер заказа на бирже SpeedRent. В дальнейщем, если заказ на SpeedRent будет удален или просрочен, то событие в каленадре Google будет удалено автоматически. Мы настоятельно не рекомендуем вам вручную удалять события SpeedRent в своем календаре Google, это может привести к серьезным недоразумениям с клиентами.

Меры предосторожности

Во избежание создания дублирующихся заказов на одно и тоже время, мы рекомендуем вам придерживаться следующего порядка подтверждения времени клиентам.

1. Обусждать с клиентами только время, не занятое в вашем клендаре Google.

2. В случае, если вы подтверждаете время аренды клиенту, с которым вы работаете не через бижру SpeedRent, немедленно (не откладывая это даже на несколько минут) создавайте событие в своем календаре Google. Следует считать, что вы зарезерировали клиенту время - только после того, как соответсвующее событие создано в календаре Google.

3. Если страница календаря Google была долгое время открыта, мы рекомендуем ее перезагрузить, чтобы увидеть все актуальные события.

4. События, котрые вы создаете в календаре Google, должны иметь "Мой статус" - занят(а). См. картинку ниже.

Внимание! Если вы создаете событие на целый день (не указывая час начала и час окончания), то событие создается в статусе "Свободен". Мы ничего не можем с этим поделать, это не настраиваемая функция в календаре Google. Так что, Если вы создаете событие на целый день, вам необходимо вручную. перевести его в статус "занят" для того, чтобы время стало занятым в календаре SpeedRent.

 

5. Если у вас несколько календарей, важно внести событие в нужный календарь. Для этого лучше вводить событие не кликом по сетке календаря, а через выпадающее меню в списке календарей. См. картинку ниже.